Robotic Process Automation (RPA) ist seit Jahren etabliert. Nun versprechen KI-Agenten, Aufgaben noch flexibler zu übernehmen. Doch welche Technologie passt zu welchem Problem? Ein nüchterner Vergleich.
So funktioniert RPA
RPA-Bots imitieren menschliche Klicks und Eingaben in Benutzeroberflächen. Sie folgen exakt definierten Regeln: Öffne Programm A, kopiere Feld B, füge es in Programm C ein. Das ist schnell, günstig im Betrieb und vollständig vorhersehbar – solange sich nichts ändert.
So funktionieren KI-Agenten
KI-Agenten basieren auf Sprachmodellen. Sie verstehen Ziele in natürlicher Sprache, interpretieren unstrukturierte Inhalte, planen Zwischenschritte und rufen Werkzeuge über Schnittstellen wie APIs oder MCP-Server auf. Dadurch kommen sie auch mit Varianten, Ausnahmen und Freitext zurecht.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | RPA | KI-Agent |
|---|---|---|
| Eingaben | Strukturiert, gleichbleibend | Auch unstrukturiert: E-Mails, PDFs, Freitext |
| Flexibilität | Scheitert an Änderungen der Oberfläche | Passt sich an Varianten an |
| Vorhersagbarkeit | Sehr hoch | Hoch – mit Tests, Leitplanken und Freigaben |
| Kosten pro Ausführung | Sehr niedrig | Abhängig von Modell und Umfang |
| Ideal für | Stabile, regelbasierte Massenabläufe | Wissensarbeit mit Interpretation und Ausnahmen |
Wann RPA die bessere Wahl ist
- Der Prozess ist vollständig regelbasiert und ändert sich selten.
- Die Eingaben sind immer gleich strukturiert.
- Es gibt sehr hohe Volumina, bei denen jeder Cent pro Ausführung zählt.
Wann ein KI-Agent die bessere Wahl ist
- Eingaben sind unstrukturiert oder variieren stark.
- Es braucht Verständnis, Zusammenfassung oder Formulierung.
- Der Ablauf erfordert Entscheidungen auf Basis von Kontext.
- Bisher scheitert Automatisierung an zu vielen Ausnahmen.
Die Kombination ist oft am stärksten
In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze. Ein KI-Agent liest eine Bestellung im Freitext, extrahiert die Positionen und entscheidet, ob Rückfragen nötig sind. Die strukturierte Übertragung ins ERP erledigt anschließend ein klassischer Workflow oder eine direkte API-Anbindung. So nutzen Sie die Flexibilität der KI dort, wo sie gebraucht wird, und die Effizienz regelbasierter Automatisierung überall sonst.
Fazit
RPA ist ein präzises Werkzeug für stabile Routinen, KI-Agenten sind flexible Mitarbeiter für Wissensarbeit. Die Frage ist selten „Entweder-oder“, sondern „was wofür“. Wir helfen Ihnen, die richtige Mischung für Ihre Prozesse zu finden.